Dokumen ini menjelaskan ketentuan pengiriman materi fisik dan digital serta ketentuan pembayaran untuk seluruh layanan AEKI - AICE yang dipublikasikan melalui aeki-aice.org.
Layanan AEKI - AICE mencakup keanggotaan asosiasi, sertifikat & rekomendasi ekspor, materi pelatihan, registrasi kongres & konferensi, paket sponsorship, dan publikasi resmi asosiasi.
Ruang Lingkup
- Anggota AEKI - AICE — eksportir, processor, dan asosiasi terkait kopi di Indonesia
- Calon anggota — perusahaan yang sedang dalam proses verifikasi
- Mitra korporat — sponsor acara, pengiklan publikasi, mitra pelatihan
- Peserta acara — pendaftar kongres, konferensi, & workshop
Materi & Dokumen yang Dikirim
1. Materi Keanggotaan
Kartu anggota (fisik), sertifikat keanggotaan, buku panduan anggota, stiker, materi welcome kit.
2. Surat & Rekomendasi Resmi
Surat keterangan keanggotaan, surat rekomendasi ekspor, surat dukungan kegiatan, legalisasi dokumen.
3. Materi Pelatihan & Sertifikasi
Modul pelatihan tercetak, sertifikat penyelesaian, materi cupping & standardisasi kopi.
4. Publikasi Asosiasi
Bulletin AEKI - AICE, statistik tahunan ekspor kopi, direktori anggota, buku panduan industri.
Pengiriman Fisik
| Wilayah | Estimasi | Kurir |
|---|---|---|
| DKI Jakarta & Jabodetabek | 1–3 hari kerja | Kurir internal sekretariat / GoSend / Sicepat |
| Pulau Jawa | 2–4 hari kerja | JNE, J&T, Pos Indonesia |
| Sumatra, Bali, Kalimantan, Sulawesi | 3–6 hari kerja | JNE, Pos Indonesia, kurir khusus |
| Indonesia Timur | 5–10 hari kerja | Pos Indonesia, JNE Cargo |
| Luar Negeri (mitra internasional) | 7–14 hari kerja | DHL Express, EMS, FedEx |
Pengiriman Digital
- Dokumen digital (PDF bertanda tangan elektronik / e-Sign / e-Materai) dikirim via email resmi sekretariat
- Sertifikat acara dikirim digital dalam 7 hari kerja setelah acara selesai
- Modul pelatihan online tersedia di portal anggota
- Bulletin & publikasi versi digital dapat diunduh oleh anggota aktif
Iuran Anggota
Iuran anggota AEKI - AICE meliputi iuran tahunan dan kontribusi khusus untuk program tertentu.
- Iuran tahunan dibayarkan paling lambat 31 Maret tiap tahun
- Anggota baru: iuran prorata sejak tanggal pengesahan keanggotaan
- Pembayaran melalui rekening resmi sekretariat AEKI - AICE
- Bukti pembayaran disampaikan ke sekretariat untuk verifikasi
- Status keanggotaan aktif diperbarui dalam 3 hari kerja setelah verifikasi
Registrasi Acara & Tiket
AEKI - AICE secara berkala menyelenggarakan kongres, konferensi, workshop, dan cupping competition.
- Pendaftaran dibuka melalui formulir resmi di website / email sekretariat
- Tarif anggota lebih hemat dibanding tarif umum (non-anggota)
- Tarif early bird berlaku hingga batas waktu yang diumumkan
- Bukti registrasi & e-ticket dikirim via email setelah pembayaran terverifikasi
- Materi acara (proceeding, modul, sertifikat) dikirim setelah acara berlangsung
Sponsorship, Iklan & Kerja Sama
Untuk paket sponsorship acara, iklan di publikasi resmi, dan kerja sama strategis:
- Proposal sponsorship dikirim dalam bentuk Letter of Intent (LoI)
- Pembayaran 50% saat penandatanganan MoU, 50% sebelum acara berlangsung
- Materi promo (logo, banner, video) dikirim ke sekretariat sesuai deadline produksi
- Laporan publikasi & dokumentasi disampaikan setelah acara selesai
Metode Pembayaran
| Metode | Tersedia Untuk | Catatan |
|---|---|---|
| Transfer Bank | Iuran, registrasi, sponsorship | Rekening resmi sekretariat AEKI - AICE (a.n. asosiasi) |
| Virtual Account | Registrasi acara online | BCA, BNI, Mandiri, BRI |
| QRIS | Registrasi acara, donasi | Semua e-wallet & m-banking yang mendukung QRIS |
| Kartu Kredit / Debit | Registrasi acara internasional | Via payment gateway resmi (Midtrans / Xendit) |
| T/T (Wire Transfer) | Sponsorship internasional | Invoice USD · SWIFT code disediakan |
Pembatalan & Refund
Untuk ketentuan pembatalan dan pengembalian dana, silakan rujuk ke Kebijakan Return & Refund. Ringkasan:
- Iuran tahunan — tidak dapat direfund setelah aktivasi keanggotaan
- Tiket acara — refund 80% jika dibatalkan > 14 hari sebelum acara, 50% jika 7–14 hari, tidak ada refund jika < 7 hari
- Sponsorship — pembatalan tunduk pada ketentuan MoU yang disepakati
- Acara dibatalkan oleh AEKI - AICE — refund penuh atau opsi rescheduling
Sekretariat & Kontak
Untuk pertanyaan tentang pengiriman materi, pembayaran iuran, registrasi acara, atau kerja sama sponsorship, hubungi sekretariat AEKI - AICE melalui kanal resmi di bawah ini.