Kebijakan Pengembalian Dana

Pendahuluan

Kebijakan ini berlaku untuk seluruh transaksi pembayaran yang dilakukan kepada AEKI melalui kanal resmi (transfer bank, virtual account, pembayaran tunai di Sekretariat, atau platform pembayaran online yang ditunjuk).

Sesuai prinsip organisasi nirlaba dan ketentuan dalam Anggaran Dasar/ Anggaran Rumah Tangga (AD/ART) AEKI, sebagian besar pembayaran kepada AEKI bersifat tidak dapat dikembalikan setelah jasa diberikan atau dana telah dialokasikan untuk kegiatan tertentu. Refund hanya diberikan pada kondisi khusus yang dijelaskan di bawah ini.

Iuran Keanggotaan

Iuran tahunan keanggotaan AEKI (Anggota Penuh, Anggota Luar Biasa, atau Anggota Kehormatan) dibayarkan untuk satu tahun masa keanggotaan dan tidak dapat dikembalikan setelah pembayaran dikonfirmasi.

Pengecualian — refund dapat dipertimbangkan apabila:

• Pembayaran dilakukan ganda untuk periode yang sama akibat kesalahan teknis
• Permohonan keanggotaan ditolak oleh Badan Pengurus setelah pembayaran diterima
• Calon Anggota meninggal dunia atau badan usaha dibubarkan sebelum keanggotaan resmi aktif

Dalam kondisi tersebut, AEKI akan mengembalikan iuran setelah dipotong biaya administrasi sebesar maksimum 5% dari nilai iuran.

Program & Pelatihan

Biaya pendaftaran program edukasi, pelatihan (Cupping, Roasting, Barista, dll.), dan seminar AEKI mengikuti ketentuan berikut:

• Pembatalan oleh peserta >14 hari sebelum pelaksanaan: refund 80% (potongan 20% untuk biaya administrasi)
• Pembatalan 7–14 hari sebelum pelaksanaan: refund 50%
• Pembatalan <7 hari sebelum pelaksanaan: tidak ada refund, namun peserta dapat mengalihkan kepesertaan ke pihak lain (transfer)
• Pembatalan oleh AEKI (program ditunda/dibatalkan): refund 100% atau dapat dialihkan ke batch berikutnya

Biaya Sertifikasi

Biaya ujian sertifikasi (Q-Grader, Cupping, atau program sertifikasi lainnya yang difasilitasi AEKI) bersifat tidak dapat dikembalikan setelah jadwal ujian dikonfirmasi.

• Penjadwalan ulang (reschedule) dapat dilakukan satu kali tanpa biaya tambahan, dengan permohonan minimal 7 hari sebelum jadwal ujian
• Penjadwalan ulang berikutnya dikenakan biaya administrasi 20% dari biaya sertifikasi
• Apabila ujian dibatalkan oleh penyelenggara, biaya dikembalikan 100%

Sponsorship & Pameran

Biaya partisipasi pameran, sponsorship, dan acara AEKI mengikuti ketentuan kontrak yang ditandatangani secara terpisah dengan setiap pihak sponsor/peserta. Ketentuan umum:

• Pembatalan >60 hari sebelum acara: refund 70% (potongan 30% untuk biaya persiapan dan komitmen vendor)
• Pembatalan 30–60 hari sebelum acara: refund 40%
• Pembatalan <30 hari sebelum acara: tidak ada refund
• Acara dibatalkan oleh AEKI atau force majeure: refund 100% atau dapat dialihkan ke acara berikutnya sesuai kesepakatan kedua pihak

Yang Tidak Dapat Dikembalikan

Pembayaran berikut secara prinsip tidak dapat dikembalikan:

• Donasi sukarela untuk kegiatan AEKI
• Uang muka (down payment) yang telah dialokasikan ke vendor pihak ketiga
• Biaya administrasi pengurusan dokumen ekspor yang telah diproses
• Iuran khusus untuk program advokasi atau lobi industri yang telah dilaksanakan
• Biaya konsultasi atau visit yang telah dijalankan

Prosedur Permohonan Refund

Untuk mengajukan permohonan pengembalian dana, Anggota atau peserta harus:

• Mengirimkan permohonan resmi tertulis ke info@aeki-aice.org
• Mencantumkan nomor transaksi, tanggal pembayaran, nominal, dan alasan permohonan
• Melampirkan bukti pembayaran (struk transfer/virtual account/invoice)
• Melampirkan dokumen pendukung yang relevan (mis. surat keterangan, bukti force majeure, dll.)

Permohonan akan ditinjau oleh Sekretariat AEKI dalam 5–10 hari kerja sejak diterima lengkap. Keputusan akan disampaikan secara tertulis kepada pemohon.

Tata Cara Pengembalian Dana

Apabila permohonan disetujui, refund akan diproses dengan ketentuan:

• Pengembalian dilakukan melalui transfer bank ke rekening atas nama pemohon (sesuai pembayaran asli)
• Proses transfer dilakukan dalam 14 hari kerja sejak permohonan disetujui
• Biaya transfer atau administrasi bank ditanggung oleh pemohon
• AEKI tidak bertanggung jawab atas keterlambatan akibat sistem bank atau penyedia pembayaran

Perubahan Kebijakan

AEKI dapat memperbarui Kebijakan Pengembalian Dana ini dari waktu ke waktu untuk menyesuaikan dengan perkembangan organisasi atau peraturan perundangan. Perubahan akan diumumkan di halaman ini dengan tanggal pembaruan terbaru, dan berlaku untuk transaksi yang dilakukan setelah tanggal pembaruan tersebut.

Hubungi Kami

Apabila Anda memiliki pertanyaan atau permohonan refund, silakan hubungi tim Sekretariat AEKI melalui kanal resmi di bagian bawah halaman ini. Kami berkomitmen menanggapi setiap permohonan secara cepat dan transparan.